المواعيد النهائية لنموذج W-2: متى يجب على أصحاب العمل إرسال مستندات الضرائب وماذا يحدث إذا لم يفعلوا ذلك

عندما يحل موسم الضرائب، يواجه الموظفون المهمة الحاسمة في جمع الوثائق اللازمة لتقديم الإقرارات مع مصلحة الضرائب الأمريكية. بالنسبة لأولئك الذين غيروا وظائفهم خلال العام، فإن الحصول على نموذج W-2 من صاحب العمل السابق أمر ضروري. تفرض القانون على أصحاب العمل السابقين تقديم هذا المستند بغض النظر عن الظروف.

فهم نموذج W-2: مستند الضرائب الحيوي الخاص بك

يُعرف نموذج W-2 رسميًا باسم بيان الأجور والضرائب، وهو النموذج الرئيسي الذي يستخدمه أصحاب العمل للإبلاغ عن تفاصيل تعويضات الموظفين. يعكس هذا المستند الضرائب المخصومة من الرواتب ويوثق المزايا الإضافية. يجب على أصحاب العمل تقديم نسخ لكل من الموظف ومصلحة الضرائب الأمريكية.

المكونات الأساسية لنموذج W-2 تشمل:

• إجمالي التعويضات: يُبلغ عن جميع الأجور، والإكراميات، والتعويضات المكتسبة خلال العام
• الخصم الفيدرالي: تفاصيل مبالغ ضريبة الدخل الفيدرالية المخصومة من أرباحك بناءً على خيارات الخصم الخاصة بك
• خصومات الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية: تظهر المساهمات التي تُ credited toward future benefits
• الخصم المحلي والولائي: توثق الضرائب على الدخل المحلي أو الولائي المخصومة (حيثما ينطبق)
• مساهمات إضافية: معلومات عن مدخرات التقاعد، أقساط التأمين الصحي، وغيرها من المزايا قبل الضرائب

تؤثر بيانات W-2 مباشرة على دقة تقديم الضرائب الفيدرالية وضرائب الولاية الخاصة بك. أي اختلافات بين الدخل المبلغ عنه وتقديم W-2 من قبل صاحب العمل ستؤدي إلى مراجعة من مصلحة الضرائب.

الجدول الزمني: متى يرسل أصحاب العمل نماذج W-2؟

تحدد مصلحة الضرائب الأمريكية موعدًا نهائيًا صارمًا يلزم أصحاب العمل بإصدار نماذج W-2 بحلول 31 يناير بعد سنة الضرائب. إذا وقع هذا التاريخ في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية، يتم تأجيل الموعد إلى يوم العمل التالي. بالنسبة لعام الضرائب 2023، يجب أن تكون جميع النماذج مختومة أو مرسلة إلكترونيًا بحلول 31 يناير 2024.

يضمن هذا الجدول الزمني أن يتلقى الموظفون وقتًا كافيًا للتحضير وتقديم الإقرارات قبل موعد 15 أبريل. عدم الالتزام بهذا يتعرض أصحاب العمل لعواقب مالية كبيرة.

استرجاع W-2 مفقود: خطواتك العملية

إذا لم تتلق W-2 الخاص بك بحلول أواخر يناير أو بعد ذلك، اتخذ الإجراءات التالية:

الاتصال بقسم الرواتب أو الموارد البشرية

تواصل مباشرة مع فريق الموارد البشرية أو الرواتب في صاحب العمل السابق — فهم يديرون هذه المستندات. اطلب النموذج، وتحقق من عنوانك أو بريدك الإلكتروني الحالي، وتأكد من الإطار الزمني المتوقع للتسليم. ضع في اعتبارك أن أصحاب العمل يرسلون النماذج بحلول الموعد النهائي، لذا قد تنطبق تأخيرات البريد.

الوصول إلى بوابة صاحب العمل الإلكترونية

توفر العديد من المؤسسات الآن الوصول الإلكتروني إلى W-2 عبر بوابات آمنة. إذا كانت متاحة، قم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك وقم بتنزيل النموذج على الفور.

طلب مساعدة مصلحة الضرائب

إذا تجاهل صاحب العمل طلباتك المتكررة، اتصل بمصلحة الضرائب على الرقم 1-800-829-1040. جهز تفاصيلك الشخصية، ومعلومات صاحب العمل السابق، وتواريخ العمل، والأرباح المقدرة من قسيمة الراتب النهائية. ستتواصل مصلحة الضرائب بعد ذلك مع صاحب العمل السابق لاسترجاع النموذج المفقود.

التقديم قبل الموعد النهائي

هناك خياران إذا اقترب موعد 15 أبريل:

1. طلب تمديد تقديم الإقرار: قدم النموذج 4868 للحصول على تمديد لمدة ستة أشهر. تذكر أن التمديدات توفر وقتًا لتقديم الإقرار، وليس لتسديد الضرائب — احسب التزامك الضريبي المقدر وقدم الدفع بحلول 15 أبريل على أي حال. بعد التمديد، يمكنك طلب نسخة من سجل الأجور والدخل من مصلحة الضرائب للتحقق من جميع الدخل المبلغ عنه، على الرغم من أن استلامها قد يستغرق حتى يونيو أو يوليو.

2. التقديم باستخدام نموذج بديل: أكمل النموذج 4852 (بديل لنموذج W-2) مع تقديراتك لأفضل دخل وخصومات. كن على علم أن الاختلافات الكبيرة بين تقديرك والنموذج الحقيقي قد تتطلب تقديم تعديلات لاحقًا.

استشارة مختص ضرائب يُنصح بها للحالات المعقدة.

غرامات صاحب العمل: متى تصل نماذج W-2 متأخرة أو غير موجودة

تفرض مصلحة الضرائب الأمريكية غرامات صارمة على أصحاب العمل الذين يفشلون في تقديم نماذج W-2 أو يرسلونها بعد المواعيد النهائية. تفرض اللوائح الفيدرالية غرامات لكل نموذج في كل حالة من حالات عدم الامتثال، بدون حد أقصى للمجموع.

هيكل الغرامات الحالي لعام 2024:

• حتى 30 يومًا متأخرًا: $60 لكل نموذج
• من 31 يومًا حتى 1 أغسطس: $120 لكل نموذج
• بعد 1 أغسطس أو عدم التقديم أبدًا: $310 لكل نموذج
• التمادي المتعمد: $630 لكل نموذج

تُطبق الغرامات بشكل منفصل على تقديم مصلحة الضرائب ونسخ الموظفين. شركة بها 10 موظفين تقدم النموذج في سبتمبر، ستواجه $310 مضاعفًا (لـنسخة مصلحة الضرائب بالإضافة إلى نسخة الموظف)، أي $620 لكل موظف، أو إجمالي 6,200 دولار. تتراكم فوائد على هذه الغرامات بشكل يزيد من الأعباء.

تضمن آليات التنفيذ هذه أن يولي أصحاب العمل أهمية كبيرة لتوزيع نماذج W-2 في الوقت المحدد وتشجع على الامتثال لالتزامات تقديم مصلحة الضرائب.