فهم الالتزامات الشركاتية: متى يجب على أصحاب العمل إصدار نماذج W-2 وما هي العواقب؟

الجدول الزمني الإلزامي لتوزيع نموذج W-2

كل عام، تواجه الشركات موعدًا نهائيًا صارمًا فيما يتعلق بوثائق الأجور. يُلزم القانون أصحاب العمل بإعداد نماذج W-2 وإرسالها بحلول 31 يناير بعد السنة الضريبية المعنية. على سبيل المثال، إذا عملت خلال عام 2023، كان على صاحب العمل إصدار نموذج W-2 الخاص بك بحلول 31 يناير 2024. وإذا تصادف هذا التاريخ مع عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، يتم تأجيل المتطلب إلى يوم العمل التالي. يُوجد هذا الجدول الزمني التنظيمي لمنح العمال فرصة كافية لجمع معلوماتهم الضريبية وتقديم الإقرارات قبل موعد تقديم الإقرار في 15 أبريل.

ما المعلومات التي يحتويها نموذج W-2؟

نموذج W-2، المعروف رسميًا باسم بيان الأجور والضرائب، هو سجل صاحب العمل الرسمي لتعويضات الموظف وخصومات الضرائب. يخدم هذا المستند كجسر رئيسي بين ما كسبه الموظف وما تتوقعه مصلحة الضرائب أن يُبلغ عنه. يتضمن النموذج خمسة أقسام رئيسية:

• تفاصيل التعويضات: إجمالي الأجور، والإكراميات، والمكافآت، وأشكال التعويض الأخرى التي تم كسبها خلال السنة الميلادية
• الخصم الفيدرالي: مجموع الضرائب على الدخل الفيدرالي المخصوم من الرواتب استنادًا إلى اختيار W-4 الخاص بالموظف
• مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية: مساهمات الرواتب التي تؤسس لحقوق الاستحقاق للمزايا المستقبلية
• معلومات الضرائب على مستوى الولاية والمحلية: أي خصومات ضرائب الدخل على مستوى الولاية أو المحلية، والتي تنطبق على العمال في المناطق الخاضعة للضرائب
• الخصومات والمزايا قبل الضرائب: مساهمات في حسابات التقاعد، وأقساط التأمين الصحي، ومزايا الموظف الأخرى المدفوعة من خلال ترتيبات تقليل الراتب

يجب على أصحاب العمل تزويد نسخ لكل من الموظفين ومصلحة الضرائب، مما يخلق نظام مساءلة يمنع الت discrepancies في الدخل المبلغ عنه.

عندما لا يتلقى الموظفون نموذج W-2 الخاص بهم

على الرغم من أن الموعد النهائي المختوم بختم البريد في 31 يناير ثابت، إلا أن التأخيرات قد تحدث في توصيل البريد. بالنسبة لأولئك الذين لم يصلهم نموذج W-2، الخطوة الأولى هي الاتصال مباشرة بقسم الموارد البشرية أو قسم الرواتب. من المفيد تأكيد عنوانك الحالي، حيث أن نماذج W-2 المرسلة إلى عناوين قديمة تُفقد في الطريق.

يقدم العديد من أصحاب العمل الحديثين الآن وصولًا إلكترونيًا من خلال بوابات آمنة. قد يسمح لك التحقق من نظام فوائد الموظفين أو نظام الرواتب عبر الإنترنت بتنزيل النموذج على الفور دون الانتظار للتوصيل البريدي.

إذا لم يستجب صاحب العمل، يمكن لمصلحة الضرائب نفسها التدخل. بالاتصال على الرقم 1-800-829-1040 مع رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك، وتفاصيل صاحب العمل، وتواريخ العمل، يمكن للوكالة طلب الوثائق المفقودة نيابة عنك. تحتفظ مصلحة الضرائب بسجلات لما تم الإبلاغ عنه نيابة عنك من خلال خدمة سجل الأجور والدخل.

بالنسبة لأولئك الذين يقتربون من موعد 15 أبريل دون نماذج W-2 الضرورية، هناك حلان. يمكنك طلب تمديد تقديم لمدة ستة أشهر باستخدام النموذج 4868، على الرغم من أن هذا يؤجل التقديم فقط — وليس دفع الضرائب المستحقة. بدلاً من ذلك، يتيح لك النموذج 4852 تقديم إقرار باستخدام دخل وخصومات مقدرة استنادًا إلى قسيمة الراتب النهائية، مع العلم أنه قد يكون من الضروري إجراء تعديلات بمجرد وصول النموذج W-2 الفعلي.

العواقب المالية والقانونية لعدم الامتثال

يواجه أصحاب العمل الذين يتجاهلون التزامات توزيع W-2 غرامات مالية متزايدة تُحدد بناءً على مدى تأخير إصدار النماذج. بالنسبة لتقديم عام 2024، فإن هيكل غرامات مصلحة الضرائب هو على النحو التالي:

• 30 يومًا أو أقل بعد الموعد النهائي: $60 لكل نموذج
• من 31 يومًا حتى 1 أغسطس: $120 لكل نموذج
• بعد 1 أغسطس أو عدم التقديم: $310 لكل نموذج
• الانتهاك المتعمد: $630 لكل نموذج

والأهم من ذلك، أن هذه الغرامات تُفرض على كل نموذج لكل مستلم. شركة بها 10 موظفين تقدم نماذج W-2 في سبتمبر، ستواجه $310 مضروبة في عدد النماذج لكل موظف (، أي نموذج واحد لمصلحة الضرائب ونموذج واحد للموظف، بمجموع ) لكل عامل. لشركة مكونة من 10 أشخاص، تصل الغرامات إلى 6,200 دولار فقط — قبل احتساب الفوائد التي تضيفها مصلحة الضرائب على الغرامات.

بالإضافة إلى ذلك، تواجه الشركات إجراءات تنفيذ محتملة، ومحفزات تدقيق، وتضرر سجل الامتثال الخاص بها مع السلطات الضريبية.

لماذا يهم الالتزام في الوقت المحدد

المتطلب بأن يكون لدى أصحاب العمل نماذج W-2 جاهزة بحلول 31 يناير ليس بيروقراطية عشوائية — إنه الآلية التي تضمن أن يتمكن العمال من تقديم إقراراتهم بدقة وفي الوقت المحدد. عندما تؤخر الشركات أو تفشل في تقديم هذه النماذج، فإنها تجبر الموظفين على وضع صعب وتعرض نفسها لمسؤولية مالية كبيرة. فهم هذه الالتزامات يحمي كل من أصحاب العمل الذين يسعون للبقاء ملتزمين والموظفين الذين يحتاجون إلى الوثائق للوفاء بمسؤولياتهم الضريبية.