Panduan Lengkap Anda: Berapa Lama Saya Harus Menyimpan Tagihan dan Pernyataan Bank?

Mengelola dokumen keuangan tidak harus rumit. Kuncinya adalah mengetahui berapa lama Anda harus menyimpan tagihan dan laporan bank, lalu mengaturnya dengan cerdas. Mari kita uraikan apa yang sebenarnya perlu Anda simpan dan apa yang bisa dengan aman dibuang.

Cara yang Tepat untuk Menyimpan Dokumen Keuangan

Sebelum membahas garis waktu, mari bicara tentang penyimpanan. Bagaimana Anda menyimpan catatan Anda sama pentingnya dengan berapa lama Anda menyimpannya.

Penyimpanan Digital: Pendekatan Modern

Memindai dokumen dan menyimpannya di hard drive eksternal memberi Anda fleksibilitas. Anda dapat mengakses file dari mana saja, melindunginya dengan kata sandi, dan mengurangi kekacauan fisik. Banyak orang menemukan metode ini menggabungkan kenyamanan dengan keamanan.

Penyimpanan Fisik: Jaring Pengaman

Beberapa lebih suka salinan keras di brankas tahan api atau kotak kunci. Ini menghilangkan ketergantungan pada teknologi. Untuk barang yang benar-benar penting—akta kelahiran, polis asuransi, surat wasiat—kotak deposito aman di bank Anda adalah pilihan ideal.

Solusi Berbasis Cloud

Penyimpanan cloud menawarkan aksesibilitas tetapi memerlukan kepercayaan terhadap langkah keamanan penyedia. Layanan yang terpercaya menggunakan enkripsi dan firewall, meskipun gangguan server tetap menjadi risiko.

Berapa Lama Anda Harus Menyimpan Laporan Bank dan Catatan Terkait?

Periode retensi tergantung pada jenis dokumen dan tujuannya.

Laporan Bank dan Kartu Kredit Standar

Simpan laporan dari semua akun selama setidaknya satu tahun. Jika Anda beralih ke layanan tanpa kertas, sebagian besar bank memungkinkan Anda mengunduh salinan dari situs web mereka. Hukum federal mengharuskan bank menyimpan catatan selama lima tahun, jadi Anda dapat meminta laporan yang lebih lama jika diperlukan.

Untuk Keperluan Pajak: Aturan 7 Tahun

Ini sangat penting. IRS dapat melakukan audit terhadap Anda selama tiga hingga tujuh tahun setelah pengajuan. Simpan pengembalian pajak dan semua dokumen pendukung—termasuk laporan bank—selama setidaknya tujuh tahun. Catatan pendukung meliputi:

• Form W-2 dan 1099
• Laporan broker
• Resi pembayaran kuliah
• Catatan donasi amal
• Dokumentasi pengeluaran medis
• Tagihan utilitas kantor di rumah (if mengklaim pengurangan)

Cek yang Dibatalkan

Simpan cek yang dibatalkan selama satu tahun untuk keperluan rekonsiliasi. Setelah itu, Anda dapat membuangnya kecuali terkait dengan pengurangan pajak. Bank Anda dapat menyediakan salinan selama lima tahun jika nanti diperlukan.

Tagihan dan Catatan Utilitas

Sebagian besar tagihan dapat dibuang setelah satu bulan setelah dibayar. Pengecualian adalah tagihan yang mendukung pengurangan pajak—seperti utilitas kantor di rumah atau pengeluaran medis—yang harus disimpan minimal selama tiga tahun.

Melindungi Informasi Anda Saat Membuang

Jangan pernah membuang dokumen keuangan ke tempat sampah. Pencuri identitas aktif mencari laporan yang dibuang yang berisi informasi pribadi. Sebagai gantinya, selalu hancurkan tagihan, laporan bank, kartu kredit lama, dan dokumen serupa sebelum dibuang.

Membuat Sistem Pribadi Anda

Pendekatan terbaik menggabungkan beberapa metode penyimpanan. Misalnya: pindai dokumen penting dan simpan di drive eksternal terenkripsi, simpan salinan asli di brankas tahan api selama tujuh tahun, dan simpan tagihan terkini dalam folder yang mudah diakses.

Sistem Anda harus menjawab dua pertanyaan: Bisakah Anda menemukan dokumen saat membutuhkannya? Apakah dokumen tersebut terlindungi dari akses tidak sah?

Mengetahui berapa lama Anda harus menyimpan tagihan dan laporan bank—dan menerapkan penyimpanan yang tepat—menjaga keuangan Anda tetap terorganisir dan aman. Tinjau sistem Anda setiap tahun dan sesuaikan berdasarkan pedoman IRS terbaru atau perubahan dalam hidup.