Правильное оформление ваших чеков: основные цифры и правильные методы написания

Прежде чем приступить к написанию, важно понять, как правильно писать числа в чековых формах — но сначала необходимо распознать три основные номера, которые присутствуют на каждом чеке. Эти идентификаторы — ваш ключ к безопасному и правильному использованию чеков.

Три критически важных номера, которые должен знать каждый составитель чеков

Думайте о вашем чеке как о системе финансового идентификационного номера. Ваш номер маршрутизации банка (всегда состоит из девяти цифр) служит уникальным идентификатором вашего финансового учреждения в банковской системе. Этот номер расположен в левом нижнем углу и становится необходимым для онлайн-транзакций и электронных переводов. Ваш номер счета, отображаемый в нижней центральной части, — это ваш личный идентификатор текущего счета — он отличает ваш счет от всех остальных в вашем банке. Наконец, номер чека появляется дважды: в верхнем правом углу и рядом с номером вашего счета. Эта последовательная нумерация помогает отслеживать, какие чеки вы выписали и в каком порядке.

Эти три номера образуют основу безопасности и организации чеков. Знание их расположения помогает избежать путаницы при внесении депозитов и обеспечивает точность учета.

Механика написания чека: пошаговая инструкция

Установка даты и идентификация получателя

Начинайте с указания сегодняшней даты в верхнем правом углу. Этот временной штамп сообщает получателю, когда вы авторизовали платеж, и помогает установить четкую временную линию для ваших финансовых записей. Далее идет строка получателя — «Pay to the Order of» — где точность очень важна. Убедитесь, что вы указали точное юридическое имя лица, компании или организации. Ошибка в написании имени может усложнить инкассацию или депозит вашего чека.

Как правильно писать числа в чеках: система двойной суммы

Здесь точность становится критичной. Справа на чеке напишите числовую сумму ближе к левому краю поля. Такое расположение предотвращает мошенничество — если оставить слишком много места слева, кто-то может вставить дополнительные цифры и изменить сумму с $100 на $2,100.

Под строкой получателя напишите сумму прописью. Например, чек на $243.26 будет «Two hundred forty-three dollars and 26/100». Выписанная сумма имеет юридическую силу в случае расхождения между числовым и прописью — это важный шаг. Многие пропускают этот пункт, но банки и получатели относятся к нему серьезно.

Добавление контекста с помощью строки для заметок

Хотя это необязательно, раздел заметок — место, где ваша будущая версия благодарит вас. Используйте это пространство для номера счета, номера счета-фактуры или любой информации, которая поможет вам отслеживать, зачем вы выписали этот чек. При оплате коммунальных услуг, налогов или поставщиков это особенно ценно для сверки.

Обязательная подпись

Ваша подпись в правом нижнем углу — это ваше юридическое разрешение. Без нее чек недействителен. Не подписывайте чек, пока не заполнили поля получателя и обе суммы — подписание частично заполненного чека — риск безопасности.

Практическое применение: оплата коммунальных услуг

Представьте, что ваша электрокомпания выставляет счет на $113.97. В заявке указано оплатить чеками. Вот как происходит процесс:

• Дата: укажите дату отправки чека (например, 1 июля 2022 года)
• Получатель: укажите точное название компании — «ABC Electric»
• Числовая сумма: напишите «$113.97» в поле справа
• Прописью: напишите «One hundred thirteen dollars and 97/100»
• Заметки: ваша коммунальная компания может потребовать указать номер вашего счета — добавьте его
• Подпись: проверьте все и подпишитесь

Этот систематический подход предотвращает отклонение и обеспечивает правильную обработку платежа получателем.

Меры безопасности: защита чеков от мошенничества

Предотвращение мошенничества начинается еще до того, как чек покинет ваши руки. Всегда используйте перманентный чернил (ручку, а не карандаш), чтобы информацию было невозможно стереть. Никогда не подписывайте пустые чеки или чеки, выписанные «на кассу» — оба варианта привлекают неприятности. Не ставьте будущую дату на чеках, если это не абсолютно необходимо, и избегайте оставлять пустое пространство, куда можно вставить дополнительную информацию, особенно в поле суммы.

Эти меры кажутся простыми, но они блокируют наиболее распространенные схемы мошенничества с чеками.

Отслеживание и сверка: работа на заднем плане

Ведите подробный учет каждого выписанного вами чека. Записывайте номер чека, дату, получателя, описание транзакции и сумму. Используйте чековую книгу (часто входящую в комплект с вашими чеками), таблицу или банковское приложение. Ежемесячная сверка с выпиской банка помогает убедиться, что все транзакции учтены, и выявить любые несанкционированные операции.

Эта организационная дисциплина защищает ваше финансовое здоровье и служит документом в случае споров.

Получение и инкассация чеков: роль получателя

Когда вы получаете чек, его необходимо подтвердить (эндорсировать) перед внесением или снятием наличных. Переверните чек и найдите область для эндорсирования. Самый распространенный способ — простая подпись — «blank endorsement» — просто подпишите свое имя. Однако это наименее безопасный метод; после подписи любой, кто держит чек, может попытаться его обналичить.

Для большей безопасности напишите «For Deposit Only to Account Number [ваш номер счета]» и подпишитесь. Это ограничит чек только депозитом и предотвратит его несанкционированное снятие. Если вы передаете чек третьему лицу, напишите «Pay to the order of [имя человека]» и подпишитесь — хотя не все банки принимают сторонние эндорсменты, уточняйте заранее.

Для мобильных депозитов некоторые банки требуют добавить «For Mobile Deposit To [название банка]» в эндорсмент. Проверьте требования вашего банка в приложении или у службы поддержки.

Внесение депозита: три современных метода

Лично: посетите отделение банка, подтвердите чек и передайте его кассиру. Предъявите удостоверение личности и укажите свои намерения или заполните депозитную квитанцию.

Через банкомат: многие банкоматы принимают чеки. Подпишите чек, вставьте его в предназначенный слот (возможно, потребуется конверт) и следуйте инструкциям на экране.

Мобильный депозит: сфотографируйте обе стороны вашего подтвержденного чека с помощью приложения банка. Загрузите изображения и введите сумму. Подождите, пока средства не зачислятся, затем уничтожьте чек.

Заказ чеков: пополнение запасов

Когда запасы чеков заканчиваются, заказать их очень просто. Большинство банков позволяют делать заказ онлайн через сайт или приложение — ищите разделы «Обслуживание клиентов» или «Настройки аккаунта». Вам понадобятся номер счета, номер маршрутизации и последний номер чеков, который вы выписали, чтобы новая партия началась с следующего номера.

Альтернативой являются сторонние поставщики чеков, иногда по более низкой цене. В любом случае, имейте под рукой текущий чек для справки по необходимой информации.

Решение специальных ситуаций

Чеки с будущей датой: юридически допустимы в большинстве юрисдикций, хотя законы штатов могут отличаться. Используются, когда средства недоступны немедленно, но в современном банкинге это становится менее распространенным.

Платеж в IRS: включайте стандартную информацию о чеке, а также ваше имя, адрес, телефон, номер социального страхования, налоговый год и номер соответствующей формы. Сделайте чек на «U.S. Treasury», а не на IRS. Обратитесь к налоговым формам или руководствам IRS для правильного адреса отправки.

Чеки себе: полностью легально. Напишите свое имя в строку получателя, чтобы снять наличные или перевести между счетами — хотя сегодня большинство используют онлайн-переводы или банкоматы.

Итог

Несмотря на цифровые альтернативы, чеки остаются актуальными в современном банкинге. Освоение правильного написания чисел, безопасного эндорсирования и ведения точного учета обеспечивает бесперебойную работу транзакций и защиту от мошенничества. Будь то оплата счетов, получение зарплаты или ведение бизнеса — эти базовые навыки позволяют вашему текущему счету функционировать так, как задумано.