Hướng Dẫn Toàn Diện của Bạn: Tôi Nên Giữ Hóa Đơn và Sao Kê Ngân Hàng Trong Bao Lâu?

Quản lý giấy tờ tài chính không cần phải phức tạp. Chìa khóa là biết chính xác bạn nên giữ các hóa đơn và sao kê ngân hàng trong bao lâu, rồi tổ chức chúng một cách thông minh. Hãy phân tích xem bạn thực sự cần giữ gì và những gì có thể an toàn loại bỏ.

Cách đúng để lưu trữ tài liệu tài chính

Trước khi đi vào các mốc thời gian, hãy nói về cách lưu trữ. Cách bạn giữ hồ sơ quan trọng cũng quan trọng không kém việc bạn giữ chúng trong bao lâu.

Lưu trữ kỹ thuật số: Phương pháp hiện đại

Quét tài liệu và lưu chúng trên ổ cứng ngoài mang lại sự linh hoạt. Bạn có thể truy cập các tệp từ bất cứ đâu, bảo vệ bằng mật khẩu, và giảm thiểu sự lộn xộn vật lý. Nhiều người thấy phương pháp này kết hợp tiện lợi và an toàn.

Lưu trữ vật lý: Giải pháp an toàn

Một số người thích giữ bản cứng trong két sắt chống cháy hoặc hộp khóa. Điều này loại bỏ phụ thuộc vào công nghệ. Đối với các mục quan trọng thực sự—giấy khai sinh, hợp đồng bảo hiểm, di chúc—hộp gửi tiền tại ngân hàng là lựa chọn lý tưởng.

Giải pháp dựa trên đám mây

Lưu trữ đám mây cung cấp khả năng truy cập dễ dàng nhưng đòi hỏi sự tin tưởng vào các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp. Các dịch vụ uy tín sử dụng mã hóa và tường lửa, mặc dù vẫn có rủi ro mất kết nối máy chủ.

Bạn nên giữ sao kê ngân hàng và các hồ sơ liên quan trong bao lâu?

Thời gian lưu giữ phụ thuộc vào loại tài liệu và mục đích của nó.

Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng tiêu chuẩn

Giữ sao kê từ tất cả các tài khoản ít nhất là một năm. Nếu bạn đã chuyển sang không dùng giấy, hầu hết các ngân hàng cho phép bạn tải xuống bản sao từ trang web của họ. Luật liên bang yêu cầu ngân hàng giữ hồ sơ trong vòng năm năm, vì vậy bạn có thể yêu cầu các sao kê cũ hơn nếu cần.

Đối với mục đích thuế: Quy tắc 7 năm

Điều này rất quan trọng. IRS có thể kiểm tra thuế của bạn trong vòng từ ba đến bảy năm sau khi nộp. Giữ bản khai thuế và tất cả các tài liệu hỗ trợ—bao gồm cả sao kê ngân hàng—ít nhất là bảy năm. Các hồ sơ hỗ trợ bao gồm:

• Mẫu W-2 và 1099
• Sao kê chứng khoán
• Biên lai thanh toán học phí
• Hồ sơ quyên góp từ thiện
• Hồ sơ chi phí y tế
• Hóa đơn tiện ích cho văn phòng tại nhà (nếu khai khấu trừ)

Séc đã hủy

Giữ séc đã hủy trong vòng một năm để đối chiếu. Sau đó, bạn có thể bỏ đi trừ khi chúng liên quan đến các khoản khấu trừ thuế. Ngân hàng của bạn có thể cung cấp bản sao trong vòng tối đa năm năm nếu sau này cần.

Hóa đơn và hồ sơ tiện ích

Hầu hết các hóa đơn có thể bỏ đi sau một tháng khi đã thanh toán. Trừ các hóa đơn hỗ trợ khấu trừ thuế—như hóa đơn tiện ích cho văn phòng tại nhà hoặc chi phí y tế—nên giữ ít nhất ba năm.

Bảo vệ thông tin khi loại bỏ tài liệu

Không bao giờ vứt giấy tờ tài chính vào thùng rác. Những kẻ trộm danh tính thường xuyên tìm kiếm các sao kê đã bỏ đi chứa thông tin cá nhân. Thay vào đó, luôn xé nhỏ các hóa đơn, sao kê ngân hàng, thẻ tín dụng cũ và các tài liệu tương tự trước khi vứt bỏ.

Tạo hệ thống cá nhân của bạn

Cách lý tưởng là kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ. Ví dụ: quét các tài liệu quan trọng và lưu chúng vào ổ cứng ngoài mã hóa, giữ bản gốc trong két sắt chống cháy trong vòng bảy năm, và giữ các hóa đơn hiện tại trong một thư mục dễ truy cập.

Hệ thống của bạn nên trả lời hai câu hỏi: Bạn có thể tìm thấy các tài liệu khi cần không? Chúng có được bảo vệ khỏi truy cập trái phép không?

Biết rõ bạn nên giữ các hóa đơn và sao kê ngân hàng trong bao lâu—và thực hiện lưu trữ đúng cách—giúp tài chính của bạn được tổ chức và an toàn. Hãy xem xét hệ thống của bạn hàng năm và điều chỉnh theo các hướng dẫn mới của IRS hoặc các thay đổi trong cuộc sống.