Khi nào các công ty phải gửi mẫu W-2? Hướng dẫn về hạn chót và hậu quả của nhà tuyển dụng

Mùa thuế mang lại trách nhiệm lớn cho cả nhân viên và nhà tuyển dụng. Nếu bạn đã thay đổi công việc gần đây, việc hiểu rõ khi nào nhà tuyển dụng cũ phải gửi tài liệu W-2 của bạn là điều cực kỳ quan trọng. Tương tự, nếu bạn là chủ doanh nghiệp, việc nắm rõ các yêu cầu tuân thủ giúp bạn tránh các khoản phạt tài chính nghiêm trọng.

Hiểu về W-2: Tài liệu Thuế Cần Thiết của Bạn

W-2 là bản kê khai lương và thuế chính thức mà nhà tuyển dụng phải cung cấp để ghi nhận khoản bồi thường cho nhân viên trong suốt một năm dương lịch. Mẫu này ghi lại một số thông tin quan trọng:

Thông tin Thu nhập và Khấu trừ Thuế W-2 ghi nhận tổng số tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản bồi thường khác bạn đã nhận trong năm thuế. Nó cũng liệt kê số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương của bạn dựa trên các lựa chọn khấu trừ thuế của bạn.

Chi tiết An sinh Xã hội và Medicare Tài liệu thể hiện khoản đóng góp của bạn vào An sinh xã hội và Medicare, đảm bảo bạn nhận được quyền lợi đúng mức cho các khoản phúc lợi trong tương lai. Ngoài ra, nếu bạn làm việc tại một bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, W-2 còn hiển thị các khoản khấu trừ cụ thể cho các nghĩa vụ đó.

Các Phúc lợi và Khấu trừ Bổ sung Phần này có thể bao gồm đóng góp vào kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế trước thuế, và các phúc lợi do nhà tuyển dụng cung cấp khác. Bức tranh tài chính toàn diện này rất cần thiết để nộp thuế liên bang và bang chính xác.

Khi Nào Các Công Ty Nên Gửi Mẫu W-2?

Nhà tuyển dụng phải tuân thủ thời hạn liên bang nghiêm ngặt. IRS yêu cầu tất cả nhà tuyển dụng phải phân phát mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm sau đó. Khi ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót này tự động được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo.

Đối với năm thuế 2023, các nhà tuyển dụng cần gửi hoặc gửi điện tử tất cả W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1, 2024. Thời hạn này tạo điều kiện cho nhân viên thu thập tài liệu và nộp tờ khai thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Lịch trình này là nền tảng của hệ thống thuế Mỹ—nó đảm bảo việc nộp hồ sơ trật tự và tránh hỗn loạn trong mùa thuế cao điểm. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng vẫn gặp khó khăn trong việc phân phối đúng hạn, gây phiền hà cho người lao động và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp.

Nếu W-2 của Bạn Bị Trì Hoãn: Các Bước Cần Thực Hiện

Nếu bạn phát hiện đã qua ngày 31 tháng 1 mà vẫn chưa nhận được W-2, đừng hoảng loạn ngay lập tức. Yêu cầu về dấu b postage có nghĩa là các mẫu gửi qua thư có thể đến muộn một chút. Tuy nhiên, nếu đã qua đầu tháng 2 và bạn vẫn chưa có tài liệu quan trọng này, hãy hành động.

Liên hệ với Nhà Tuyển Dụng Cũ của Bạn Liên hệ trực tiếp bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương. Yêu cầu họ gửi lại mẫu và xác nhận địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn, đặc biệt nếu bạn đã chuyển chỗ sau khi rời khỏi vị trí. Hãy hỏi thời gian dự kiến giao hàng hợp lý.

Kiểm Tra Truy Cập Trực Tuyến Nhiều tổ chức hiện cung cấp W-2 qua cổng thông tin trực tuyến an toàn. Nếu có, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn và tải xuống mẫu ngay lập tức.

Yêu Cầu Hỗ Trợ từ IRS Nếu nhà tuyển dụng cũ từ chối hoặc tiếp tục bỏ qua việc gửi W-2 dù bạn đã yêu cầu, liên hệ IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số An sinh xã hội và thông tin liên hệ của bạn
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Thời gian làm việc và ước tính thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sẽ can thiệp để thúc ép nhà tuyển dụng tuân thủ.

Các Lựa Chọn Nộp Thuế Khi Thời Gian Gấp Rút Nếu đến ngày 15 tháng 4 mà bạn vẫn chưa có W-2, còn các lựa chọn khác. Bạn có thể yêu cầu gia hạn 6 tháng bằng mẫu 4868, nhưng nhớ rằng điều này chỉ hoãn việc nộp hồ sơ—không hoãn việc thanh toán. Ngoài ra, sử dụng mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2) để ước tính chính xác thu nhập và khấu trừ của bạn. Lưu ý rằng sự chênh lệch lớn giữa ước tính và số liệu W-2 thực tế có thể yêu cầu bạn chỉnh sửa lại tờ khai sau này.

Hậu Quả Tài Chính: Những Gì Nhà Tuyển Dụng Gặp Phải Khi Không Tuân Thủ

Nhà tuyển dụng bỏ qua nghĩa vụ nộp W-2 sẽ phải đối mặt với các khoản phạt tăng dần không giới hạn tổng trách nhiệm. Đối với các mẫu nộp năm 2024, cấu trúc phạt của IRS là:

• Chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Chậm từ 31 ngày đến 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Cách tính phạt tăng nhanh vì mỗi nhân viên đều có một W-2 riêng, và IRS còn nhận một bản sao nữa. Ví dụ, một doanh nghiệp có 10 nhân viên chậm gửi W-2 đến tháng 9, mỗi mẫu gửi cho từng nhân viên cộng với bản của IRS $310 (mỗi nhân viên$620 , doanh nghiệp đó phải trả tới $6,200 tiền phạt. Các khoản lãi suất cộng dồn làm tăng thêm chi phí này.

Cấu trúc phạt này tạo động lực mạnh để tuân thủ đúng hạn, nhưng vẫn có nhiều nhà tuyển dụng đánh giá thấp tác động tài chính. Mức phạt tăng theo quy mô công ty, khiến hạn chót ngày 31 tháng 1 trở thành yêu cầu bắt buộc không thể thương lượng trong kinh doanh.

Đảm Bảo Chính Xác và Bảo Vệ Chính Mình

Thông tin trên W-2 của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của tờ khai thuế. Nếu có sự chênh lệch giữa thu nhập bạn khai báo và W-2 nộp cho IRS, bạn có thể sẽ bị liên hệ bởi cơ quan thuế. Làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo mọi thứ phù hợp chính xác.

Hiểu rõ khi nào các công ty nên gửi W-2, biết quyền lợi của bạn khi chậm trễ, và nắm rõ các hình phạt mà nhà tuyển dụng phải đối mặt khi không tuân thủ sẽ tạo ra một môi trường thuế minh bạch hơn cho tất cả mọi người tham gia.