Kiểm tra kiến thức cơ bản: Những con số cần thiết và cách sử dụng đúng chúng

Trong khi thanh toán kỹ thuật số chiếm ưu thế trong bối cảnh tài chính ngày nay, séc giấy vẫn là phương thức phổ biến trong ngân hàng. Dù bạn đang thanh toán tiền thuê nhà, nhận lương hay thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp, việc nắm vững các nguyên tắc viết và xử lý séc là điều cần thiết. Hướng dẫn này phân tích mọi thứ từ việc nhận diện các thành phần chính của séc đến cách ký hậu đúng cách trước khi gửi tiền.

Ba số quan trọng trên mỗi chiếc séc

Trước khi viết hoặc gửi tiền vào séc, bạn cần hiểu rõ ba số định danh được in trên mỗi chiếc séc. Những số này phục vụ các mục đích khác nhau trong hệ thống ngân hàng.

Mã Routing (Chín chữ số)

Mỗi tổ chức tài chính có một mã routing duy nhất xác định ngân hàng nào xử lý séc. Mã gồm chín chữ số này xuất hiện ở góc dưới bên trái của séc và rất quan trọng cho bất kỳ giao dịch ngân hàng điện tử hoặc chuyển khoản nào bạn thực hiện. Ngân hàng sử dụng mã này để định tuyến khoản tiền đến đúng tổ chức.

Số tài khoản (Mã định danh cá nhân)

Nằm ở trung tâm phía dưới của séc, số tài khoản xác định tài khoản thanh toán cụ thể của bạn trong ngân hàng. Số này đảm bảo tiền được gửi vào đúng tài khoản và phân biệt tài khoản của bạn với các tài khoản khác cùng ngân hàng.

Số séc (Theo dõi theo trình tự)

Mỗi chiếc séc trong sổ séc của bạn đều có một số duy nhất xuất hiện ở hai vị trí: góc trên bên phải và ở dưới bên trái gần mã routing. Việc theo dõi theo trình tự này giúp bạn biết chính xác các séc đã viết và duy trì hồ sơ giao dịch chính xác.

Cách điền séc: Hướng dẫn từng bước

Viết séc đúng cách khá đơn giản, nhưng độ chính xác rất quan trọng. Một lỗi nhỏ có thể làm chậm thanh toán hoặc gây rắc rối. Dưới đây là các bước cần thực hiện ở từng giai đoạn.

Bước 1: Thêm ngày

Ở góc trên bên phải, ghi ngày bạn phát hành séc. Thông thường là ngày hôm nay, nhưng trong một số trường hợp—như thanh toán hóa đơn trong tương lai—có thể cần ngày trong tương lai. Ngày này giúp người nhận biết khi nào séc được viết và khi nào nên gửi tiền.

Bước 2: Xác định người nhận

Trên dòng ghi “Pay to the Order of,” viết chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Độ chính xác rất quan trọng. Nếu không chắc chắn về chính tả hoặc tên hợp pháp, hãy xác minh trước khi viết séc. Tên sai có thể khiến séc bị từ chối.

Bước 3: Nhập số tiền bằng số

Trong ô bên phải của séc, viết số tiền thanh toán (ví dụ, $87.50). Đặt số này càng xa bên trái trong ô càng tốt để tránh gian lận. Nếu để dư chỗ bên phải, người khác có thể thêm số và thay đổi số tiền.

Bước 4: Viết số tiền bằng chữ

Dưới dòng ghi người nhận, viết rõ số tiền chính xác bằng chữ. Với số $87.50, bạn viết “Eighty-seven dollars and 50/100.” Nếu số bằng chữ và số không khớp, ngân hàng theo luật sẽ ưu tiên phần viết bằng chữ, nên bước này rất quan trọng.

Bước 5: Sử dụng dòng ghi chú (Tùy chọn nhưng hữu ích)

Phần ghi chú cho phép bạn ghi rõ mục đích của séc. Viết “Rent Payment—January” hoặc “Hóa đơn #2024-156” giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán sau này. Đặc biệt hữu ích cho mục đích khấu trừ thuế, thanh toán tiện ích hoặc hóa đơn nhà cung cấp để có bằng chứng giấy tờ.

Bước 6: Ký tên séc

Ký tên bạn vào dòng ở góc dưới bên phải. Chữ ký của bạn xác nhận việc thanh toán và xác thực danh tính. Séc sẽ không hợp lệ nếu không có chữ ký hợp lệ—đây là yêu cầu pháp lý, không thể bỏ qua.

Ví dụ thực tế: Viết séc thuê nhà

Hãy cùng xem một ví dụ thực tế. Giả sử bạn gửi séc thuê nhà trị giá 1.250 đô la.

• Ngày: Ghi ngày hôm nay (ví dụ, 15 tháng 1 năm 2025)
• Người nhận: Ghi chính xác tên chủ nhà hoặc công ty quản lý bất động sản theo hợp đồng thuê
• Số tiền bằng số: Ghi “$1,250.00” trong ô
• Số tiền bằng chữ: Ghi “One thousand two hundred fifty dollars and 00/100”
• Ghi chú: Ghi “Rent—January 2025” hoặc số căn hộ của bạn
• Chữ ký: Ký sau khi kiểm tra tất cả thông tin

Các thực hành tốt nhất khi viết séc và lưu trữ hồ sơ

Việc duy trì thói quen viết séc tốt giúp bảo vệ tài khoản và tài chính của bạn.

Theo dõi mọi chiếc séc bạn viết

Giữ sổ séc (dù là giấy hay điện tử) ghi lại:

• Số séc
• Ngày viết
• Tên người nhận
• Mô tả giao dịch
• Số tiền

Hồ sơ này giúp bạn kiểm soát chi tiêu, phát hiện các giao dịch trái phép và đối chiếu sao kê ngân hàng hàng tháng.

Đối chiếu sao kê hàng tháng

Việc cân đối sổ séc giúp so khớp hồ sơ của bạn với sao kê ngân hàng. Điều này giúp phát hiện lỗi sớm và có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính. Việc tranh chấp séc trái phép sẽ dễ dàng hơn nếu phát hiện sớm thay vì đợi nhiều tháng.

Bảo vệ chống gian lận séc

Thực hiện các biện pháp sau khi viết séc:

• Viết bằng bút mực để thông tin không thể bị xóa
• Không ký séc trống
• Điền tên người nhận và số tiền trước khi ký
• Tránh viết séc “để lấy tiền mặt”
• Không để chỗ trống trên dòng số tiền
• Giữ séc trống an toàn

Bạn có cần ký mặt sau séc không? Hiểu rõ về các hình thức ký hậu

Khi nhận séc, bạn phải ký hậu—nghĩa là ký tên ở mặt sau—trước khi gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt. Việc ký hậu này chứng minh bạn là người nhận hợp lệ và cho phép giao dịch. Chữ ký trên mặt sau phải khớp với tên người nhận trên mặt trước.

Nếu tên bạn bị sai chính tả trên mặt trước, hãy ký với chính tả sai đó trước, rồi ký đúng phía dưới. Điều này bảo vệ bạn nếu ngân hàng cần giải quyết sự khác biệt.

Ký hậu trống

Cách đơn giản nhất là ký tên bạn trên mặt sau mà không thêm hướng dẫn gì khác. Sau đó, bạn nói với nhân viên ngân hàng muốn rút tiền mặt hay gửi tiền. Tuy nhiên, cách này ít an toàn hơn—bất kỳ ai cầm séc đều có thể đổi lấy tiền.

Ký hậu an toàn (“Chỉ để gửi tiền”)

Để tăng cường bảo mật, viết “Chỉ để gửi tiền vào Tài khoản [Số tài khoản của bạn]” rồi ký phía dưới. Cách này hạn chế cách sử dụng séc. Chờ đến khi bạn sẵn sàng gửi tiền mới thêm ký hậu này để tối đa hóa bảo vệ.

Ký hậu của bên thứ ba

Nếu ai đó đưa bạn séc và bạn muốn chuyển cho người khác, bạn có thể viết “Pay to the Order of [Tên người]” rồi ký. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận ký hậu của bên thứ ba, nên hãy xác nhận với ngân hàng trước.

Ký hậu cho doanh nghiệp và nhiều người nhận

Séc viết cho doanh nghiệp cần có chữ ký của đại diện được ủy quyền cùng chức vụ. Với séc viết cho nhiều người dùng “và” (như “John và Jane Doe”), cả hai phải ký. Nếu ghi “hoặc,” thì bất kỳ bên nào cũng có thể ký.

Ký hậu cho gửi tiền qua điện thoại

Một số ngân hàng yêu cầu ngôn ngữ đặc biệt cho gửi tiền qua điện thoại, như “Chỉ để gửi tiền qua Mobile Deposit đến [Tên Ngân hàng].” Kiểm tra ứng dụng ngân hàng hoặc liên hệ dịch vụ khách hàng để biết yêu cầu của họ trước khi ký hậu.

Gửi tiền séc: Các lựa chọn của bạn

Sau khi ký hậu đúng cách, bạn có thể gửi tiền theo nhiều phương thức.

Gửi tại chi nhánh ngân hàng

Đến ngân hàng cùng séc đã ký hậu và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Nộp cho nhân viên, điền phiếu gửi tiền nếu cần, và chọn gửi vào tài khoản thanh toán hoặc tiết kiệm.

Gửi qua ATM

Nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ gửi tiền séc qua ATM. Ký hậu séc, chèn thẻ ghi nợ, làm theo hướng dẫn trên màn hình, và đặt séc vào khe dành riêng (hoặc phong bì nếu có). Xác nhận số tiền gửi phù hợp với séc.

Gửi qua điện thoại (Mobile Deposit)

Dùng ứng dụng ngân hàng, chọn tài khoản gửi, nhập số tiền, chụp hình mặt trước và mặt sau của séc đã ký hậu. Giữ séc gốc cho đến khi tiền xuất hiện trong tài khoản, rồi tiêu hủy.

Đặt hàng séc mới

Khi hết séc, việc đặt lại rất đơn giản. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí khi mở tài khoản mới; còn không, bạn sẽ phải trả phí.

Đặt hàng qua ngân hàng

Đăng nhập vào dịch vụ ngân hàng trực tuyến, tìm mục “Order Checks” trong dịch vụ tài khoản. Thường bạn có thể chọn mẫu séc và số lượng. Chuẩn bị séc hiện tại để cung cấp mã routing, số tài khoản và các thông tin cần thiết.

Nhà cung cấp bên thứ ba

Các công ty ngoài ngân hàng cũng bán séc, đôi khi giá rẻ hơn. Bạn cần cung cấp tên ngân hàng, số tài khoản, mã routing và số séc bắt đầu mong muốn.

Ghi nhớ số séc cuối cùng của bạn để đơn hàng mới bắt đầu từ số tiếp theo theo trình tự.

Các câu hỏi phổ biến về séc

Bạn có thể viết séc cho chính mình không?

Có. Viết séc trả cho chính mình giúp bạn rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản của chính mình. Chỉ cần ghi tên của bạn trên dòng người nhận, ký hậu và gửi tiền như bình thường.

Séc viết sau ngày có hợp pháp không?

Trong hầu hết các trường hợp, có. Séc viết sau ngày có nghĩa là ngày trong tương lai và có thể viết khi chưa đến hạn thanh toán hoặc chưa có đủ tiền. Kiểm tra luật pháp của tiểu bang bạn để biết quy định cụ thể.

Viết séc cho IRS có hợp lệ không?

Hãy ghi “U.S. Treasury” (không phải IRS) làm người nhận. Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, số an sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế và mã số mẫu thuế hoặc thông báo liên quan. Tham khảo trang web IRS hoặc chuyên gia thuế để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Séc có thể gửi qua ATM không?

Nhiều ngân hàng cho phép gửi séc qua ATM. Liên hệ ngân hàng của bạn để xác nhận dịch vụ này và biết quy trình, hạn mức gửi tiền của họ.