Quel est le bon calendrier pour conserver vos relevés bancaires et registres de chèques ?

La pile de papiers sur votre bureau ne cesse de s’accroître. Relevés bancaires, factures de cartes de crédit, chèques annulés et registres de chèques s’accumulent semaine après semaine. Mais voici le dilemme : tout jeter et vous risquez de manquer des informations cruciales lorsque la saison fiscale arrivera ; tout garder et vous vous noyez dans le désordre. Comment trouver le bon équilibre ?

Trouver la bonne solution de stockage en premier

Avant de vous soucier des délais, parlons stockage. Vous avez besoin d’un système qui fonctionne réellement pour vous.

Numérisation : La plupart d’entre nous sont déjà dans cette démarche. La banque en ligne vous permet d’accéder à vos relevés de n’importe où avec une connexion Internet. Ces systèmes basés sur le cloud sont généralement sécurisés — les entreprises utilisent le chiffrement et des pare-feu pour protéger vos données. L’avantage ? Pas de désordre, accessibilité illimitée. L’inconvénient ? Les serveurs peuvent tomber en panne ou être piratés, bien que cela soit rare.

Copies papier : Certaines personnes font encore confiance à l’approche traditionnelle. Les relevés papier ne nécessitent pas d’accès Internet, et ils ont une sensation tangible. Mais si vous les perdez, ils sont irrécupérables. Si vous insistez pour conserver du papier, rangez-les dans un conteneur verrouillé et ignifuge.

Une approche hybride : Bonne stratégie ? Scanner les documents importants et les stocker sur un disque dur externe (protégé par mot de passe) tout en conservant les originaux dans un coffre-fort ou une boîte à serrure. Cela vous offre une redondance de sauvegarde.

Stockage numérique à domicile : Conservez des copies sur votre disque dur personnel ou votre ordinateur. Protégez-le avec un mot de passe fort — surtout si le disque est volé.

Combien de temps devriez-vous réellement tout conserver ?

La durée de conservation dépend de ce que vous gardez et pourquoi.

Relevés bancaires et de cartes de crédit : Conservez-les au moins un an. Les banques sont légalement tenues de garder ces dossiers pendant cinq ans, donc vous pouvez toujours demander des relevés plus anciens si nécessaire. Si vous avez opté pour le numérique, maintenez une sauvegarde dans un endroit sécurisé.

Documents liés à la fiscalité : C’est ici que l’IRS intervient. L’agence a de trois à sept ans pour vous auditer en cas de suspicion d’erreurs. Pour être prudent, conservez vos déclarations de revenus et tous les documents justificatifs pendant sept ans. Cela inclut :

• Formulaires W-2 et 1099
• Relevés bancaires et de courtage
• Registres de chèques et chèques annulés
• Reçus de frais de scolarité
• Dossiers de dons caritatifs
• Contributions au compte d’épargne santé
• Justificatifs de dépenses médicales
• Journaux de kilométrage

Ce délai de sept ans vous protège en cas d’audit sur le long terme.

Chèques annulés et registres de chèques : Conservez-les généralement un an. Cependant, s’ils appuient votre déclaration fiscale ou une déduction spécifique, gardez-les pendant toute la période de sept ans. Si votre banque ne vous renvoie plus les chèques annulés (beaucoup ne le font plus), demandez des copies — elles seront disponibles jusqu’à cinq ans.

Factures et relevés de services publics : En général, un mois suffit avant de les recycler. La seule exception ? Si vous déduisez un bureau à domicile ou d’autres dépenses liées aux services publics, conservez ces factures au minimum trois ans.

Éliminer les documents en toute sécurité

Lorsque vient le moment de se débarrasser des papiers, ne vous contentez pas de les jeter à la poubelle. Les voleurs d’identité recherchent activement dans les déchets vos numéros de sécurité sociale, numéros de compte et autres données personnelles.

Utilisez une déchiqueteuse. C’est votre meilleure défense contre le vol d’informations. Déchiquetez tout, des factures aux anciennes cartes de crédit en passant par les relevés bancaires contenant des données sensibles.

La vision d’ensemble

La gestion documentaire moderne a facilité la tâche — près de la moitié des Américains ne rédigent même plus de chèques, ce qui réduit considérablement le désordre papier. Pourtant, l’organisation financière reste importante, que vous gériez des papiers physiques ou des fichiers numériques.

L’essentiel est de savoir ce qui doit rester et ce qui peut partir. Conservez vos relevés bancaires et registres de chèques selon ces délais. Stockez-les en toute sécurité — en ligne, dans un coffre-fort ou par une approche combinée. Lorsqu’arrive le moment de faire le tri, déchiquetez de manière responsable.

Ainsi, vous gardez l’accès aux informations financières essentielles quand vous en avez besoin, vous vous protégez lors d’éventuels audits, et vous évitez que vos données personnelles tombent entre de mauvaises mains.