Vous avez perdu votre W-2 de votre employeur précédent ? Voici ce que vous devez savoir

Vous avez quitté votre emploi et la saison fiscale est là, mais il manque une pièce essentielle : votre formulaire W-2. Pas de panique. Comprendre ce que votre ancien employeur doit vous envoyer — et ce qu’il faut faire s’il ne le fait pas — peut vous faire gagner du temps et éviter des maux de tête en avril.

Qu’est-ce qu’un W-2 exactement ?

Le W-2 est essentiellement la façon dont votre employeur déclare officiellement à l’IRS combien il vous a payé et quels impôts il a déjà prélevés sur vos fiches de paie. Considérez-le comme le document officiel qui rapproche vos revenus de vos obligations fiscales. Votre ancien employeur et l’IRS reçoivent chacun une copie.

Sur ce formulaire, vous trouverez :

• Votre revenu total - tous les salaires, pourboires et compensations de ce travail
• Impôts fédéraux retenus - le montant qui a été déduit de votre salaire tout au long de l’année
• Cotisations à la Sécurité Sociale et Medicare - qui garantissent que vous obtenez un crédit approprié pour vos futurs avantages
• Impôts d’État et locaux - si applicable dans votre région
• Autres déductions - cotisations à la retraite, primes d’assurance santé, et autres avantages similaires

Les informations ici impactent directement la précision de votre déclaration de revenus. S’il y a une discordance entre ce que vous déclarez et ce qui figure sur votre W-2, l’IRS le remarquera.

La chronologie : quand devriez-vous l’avoir ?

Les employeurs sont légalement tenus d’envoyer les formulaires W-2 aux anciens employés avant le 31 janvier de l’année suivante. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, ils ont jusqu’au prochain jour ouvrable.

Pour les revenus de 2023, vous devriez avoir reçu votre W-2 d’ici le 31 janvier 2024. Cette échéance vous donne amplement le temps de rassembler vos documents et de déposer votre déclaration avant le 15 avril.

Les employeurs qui manquent cette date limite s’exposent à de graves conséquences — plus d’informations ci-dessous.

Votre W-2 est toujours manquant ? Voici votre plan d’action

Étape 1 : Contactez le service RH ou la paie de votre ancien employeur

Commencez par ici. Contactez-les poliment et demandez-leur de vous renvoyer votre formulaire. Confirmez votre adresse postale ou email actuelle — si vous avez déménagé, votre W-2 pourrait avoir été envoyé à une ancienne adresse. Demandez une date de livraison estimée.

Étape 2 : Vérifiez s’ils disposent d’un portail en ligne

Beaucoup d’entreprises proposent désormais un accès électronique au W-2 via des portails sécurisés pour les employés. Si votre ancien employeur en utilise un, connectez-vous et téléchargez directement votre formulaire. C’est généralement plus rapide que d’attendre le courrier.

Étape 3 : Contactez directement l’IRS

Si votre ancien employeur ne coopère pas, appelez l’IRS au 1-800-829-1040. Préparez :

• Votre nom, adresse, numéro de sécurité sociale et numéro de téléphone
• Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre ancien employeur
• Vos dates d’emploi
• Une estimation de vos revenus et des impôts retenus (vérifiez votre dernière fiche de paie de cette année)

L’IRS contactera votre ancien employeur en votre nom.

Étape 4 : Utilisez vos fiches de paie comme sauvegarde

Si vous manquez de temps avant la date limite du 15 avril, vous avez deux options :

Option A : Demander une extension

Déposez le formulaire 4868 pour obtenir une extension de 6 mois pour la déclaration. Cependant, cela ne prolonge pas la date de paiement — vous devez toujours estimer votre impôt dû et payer avant le 15 avril. Vous pouvez aussi demander une transcription de vos revenus et retenues via l’IRS, mais cela peut prendre jusqu’en juin ou juillet.

Option B : Déposez avec le formulaire 4852

Vous pouvez déposer votre déclaration en utilisant le formulaire 4852 (Substitut du formulaire W-2), en estimant vos revenus et retenues aussi précisément que possible à partir de vos fiches de paie. Soyez simplement prêt à corriger votre déclaration si votre W-2 réel diffère significativement plus tard.

Si vous n’êtes pas sûr de la précision, consultez un professionnel de la fiscalité.

Le coût pour les employeurs qui ignorent les règles

Les employeurs qui ne respectent pas l’envoi des W-2 à temps ne s’en sortent pas facilement. L’IRS leur inflige une pénalité par formulaire — c’est-à-dire une pénalité pour la copie destinée à l’IRS et une pour chaque employé.

Pour 2024, la structure des pénalités est la suivante :

• Jusqu’à 30 jours de retard : $60 par formulaire
• De 31 jours jusqu’au 1er août : $120 par formulaire
• Après le 1er août ou non déposé : $310 par formulaire
• Discrétion délibérée : $630 par formulaire

Voici un exemple concret : une entreprise avec 10 employés attend jusqu’en septembre pour envoyer ses W-2. Chaque formulaire lui coûte 310 $, et chaque employé reçoit deux copies (une à conserver, une pour l’IRS), soit $620 par employé. Pour 10 employés, cela représente 6 200 $ de pénalités — avant les intérêts.

La pénalité n’a pas de plafond, et l’IRS ajoute des intérêts, rendant la facture finale encore plus salée.

En résumé

Ne vous inquiétez pas si votre W-2 de votre ancien employeur est retardé — vous avez des options. Commencez par le contacter directement, utilisez les portails en ligne si disponibles, et faites appel à l’IRS si nécessaire. En attendant, rassemblez vos fiches de paie comme documents de secours. La plupart des problèmes se résolvent rapidement une fois que vous agissez, et les employeurs connaissent les graves conséquences financières du non-respect des règles.