Оволодіння основами: все, що потрібно знати про написання чеків сьогодні

Незважаючи на зростання популярності цифрових платіжних рішень, паперові чеки залишаються важливою складовою сучасного банкінгу. Чи ви сплачуєте послугу, отримуєте компенсацію від роботодавця або отримуєте грошовий подарунок, розуміння правильного заповнення та обробки чека — це важливий фінансовий навик. Цей всеохоплюючий посібник охоплює все: від правильного заповнення чека до його підписання та внесення.

Розуміння трьох основних чисел на вашому чекові

Перед тим, як почати писати будь-який чек, ознайомтеся з ключовими ідентифікаторами, що присутні на кожному стандартному чекові. Кожне з цих трьох чисел має своє конкретне призначення у банківській системі.

Банківський маршрутний номер
Ваш маршрутний номер — унікальний дев’ятизначний ідентифікатор, присвоєний вашому фінансовому закладу. Цей номер важливий для будь-яких електронних банківських операцій, і вам знадобиться його для різних онлайн-транзакцій та переказів.

Ваш номер рахунку
Це особистий ідентифікатор вашого поточного рахунку. Він відрізняє ваш рахунок від усіх інших у вашому банку і є необхідним для коректної обробки транзакцій.

Номер чека
Кожен окремий чек у вашій книжці має свій порядковий номер. Цей ідентифікатор з’являється у двох місцях на вашому чеку — у верхньому правому куті та одразу після номера рахунку. Ця система нумерації допомагає вам відслідковувати, які чеки ви вже виписали.

Повний процес заповнення чека

Створення дійсного чека вимагає уваги до деталей на кожному етапі. Дотримуйтесь цього систематичного підходу, щоб ваш чек був прийнятий без проблем.

Крок 1: Додайте поточну дату
У верхньому правому розділі вашого чека напишіть сьогоднішню дату (або дату, коли ви його відправляєте). Цей штамп допомагає отримувачу зрозуміти, коли чек був виписаний, і є важливим для процесу очищення.

Крок 2: Визначте отримувача
На лінії, позначеній “Pay to the Order of,” напишіть точну назву особи, компанії або організації, якій ви платите. Перевірте правильність написання, щоб уникнути затримок або непорозумінь. Точність тут критична.

Крок 3: Введіть числову суму
У полі праворуч від чекової частини напишіть суму у доларах у числовому вигляді. Розмістіть цю цифру якомога ближче до лівого краю поля — це запобігає вставлянню додаткових цифр шахраями (наприклад, змінюючи $100 на $2,100).

Крок 4: Напишіть суму словами
Під лінією “Pay to the Order of” пропишіть суму повністю словами. Якщо ви виписуєте чек на $243.26, напишіть “Two hundred forty-three dollars and 26/100.” Ця письмова версія має перевагу в разі будь-яких розбіжностей між числовою та письмовою сумою, тому вона є абсолютно обов’язковою. Розуміння, як правильно писати числа на чеку — як у числовому, так і у словесному вигляді, — важливе для запобігання суперечкам і правильного оброблення.

Крок 5: Використовуйте рядок для нотаток
Хоча це необов’язково, рядок для нотаток корисний для ведення записів. Використовуйте цей простір, щоб зазначити ціль платежу, номер вашого рахунку або будь-яку довідкову інформацію, яку захочете згадати пізніше. Для оплати рахунків сюди можна внести ваш номер клієнта або код.

Крок 6: Підпишіть чек
На лінії для підпису в нижньому правому куті чека додайте свій підпис. Цей підпис юридично підтверджує ваше дозволення на цей платіж. Без нього чек є недійсним і не може бути оброблений.

Практичний приклад: сценарій оплати

Розглянемо реалістичний приклад. Ви отримуєте рахунок за електроенергію від ABC Electric на суму $113.97 і потрібно надіслати чек як оплату.

Почніть із заповнення дати — наприклад, 1 липня 2024 року.

Далі напишіть одержувача — “ABC Electric” у відповідній лінії.

У полі суми введіть “$113.97”, розмістивши його ближче до лівого краю.

Для письмової суми напишіть “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

У рядку для нотаток внесіть ваш номер клієнта, як вимагає ABC Electric (ця інформація є у вашій виписці).

Нарешті, перевірте правильність усієї інформації та підпишіть чек. Після завершення відправте його поштою разом із будь-якою іншою необхідною документацією за адресою, зазначеною у вашому рахунку.

Важливі заходи безпеки при заповненні чеків

Хоча чеки можуть здаватися застарілими у сучасному цифровому середовищі, вони все ще широко використовуються. Виконуйте ці заходи захисту, щоб зберегти безпеку вашого рахунку.

Ведіть облік транзакцій
Стежте за кожним виписаним чеком через фізичний реєстр, цифрову таблицю або банківський додаток. Ваші записи мають включати:

• порядковий номер чека
• дату виписки
• ім’я отримувача
• короткий опис транзакції
• точну суму платежу

Ця документація створює аудиторський слід і допомагає запобігти помилкам.

Щомісячне звіряння рахунків
Звірка банківських операцій — звана також балансування чекової книжки — дозволяє вам перевірити, що всі транзакції збігаються з записами банку кожного місяця. Це допомагає виявити будь-які розбіжності та отримати точну картину доступних коштів. Також швидко виявляє несанкціоновані операції.

Запровадьте заходи запобігання шахрайству
Щоб захиститися від шахрайства з чеками, дотримуйтесь цих рекомендацій:

• Використовуйте тільки перманентний чорнильний ручку (олівець можна стерти)
• Ніколи не виписуйте порожні чеки заздалегідь
• Не підписуйте чек перед заповненням отримувача та суми
• Уникайте виписування чеків “Cash”
• Не залишайте порожніх місць, куди можна додати інформацію
• Вчасно вносіть або знімайте гроші з чеків після отримання

Ці заходи значно зменшують ризик фінансових втрат або крадіжки особистих даних.

Спеціальні ситуації: чек для себе та для третіх осіб

Виписування чека собі
Це легальна банківська практика. Ви можете виписати чек собі для зняття готівки або переказу коштів між власними рахунками. Просто напишіть своє ім’я у рядку отримувача. Хоча існують сучасні альтернативи, цей спосіб залишається можливим.

Чеки, виписані кільком особам
Коли чек має кількох отримувачів, важливо враховувати формат:

• Якщо написано “Jane and John Doe” (з використанням “and”), обидві особи повинні підписати чек
• Якщо написано “Jane or John Doe” (з використанням “or”), будь-хто з них може підписати чек самостійно

Підписка компанії
Якщо чек виписаний на компанію, а не на фізичну особу, його має підписати уповноважена особа. Підпис має містити назву компанії, ім’я підписанта, його посаду та будь-які обмеження, наприклад “For Deposit Only.”

Як підписати чек, коли його отримуєте

Коли вам надсилають чек, ви не можете його внести або зняти гроші без попереднього підпису. Підпис — це підтвердження, що ви є отримувачем. Це додає рівень безпеки для запобігання шахрайству.

На звороті більшості чеків знайдете спеціальну зону для підпису з інструкціями. Зазвичай там написано “Endorse here,” а поруч — “Do not write, stamp, or sign below this line.” Другий рядок захищає обробку банку.

Ваш підпис має збігатися з ім’ям на чеку
Ім’я, яке ви підписуєте, має точно збігатися з ім’ям отримувача на передній стороні. Якщо ваше ім’я неправильно написане, підпишіться обидва рази — спершу з неправильною орфографією, потім з правильною.

Різні методи підпису

Загальний підпис (Стандартний метод)
Просто підпишіть своє ім’я на звороті. Інших інструкцій не потрібно. Це найпоширеніший спосіб і підходить для банкоматних та мобільних внесків, але має мінімальний рівень безпеки, оскільки будь-хто, хто тримає чек, може спробувати його зняти.

Обмежувальний підпис (Захищений метод)
Напишіть “For Deposit Only to Account Number [ваш номер рахунку]” і підпишіться нижче. Це обмежує використання чека і значно підвищує безпеку. Для максимальної захищеності додайте підпис безпосередньо перед внесенням.

Підпис третьої особи
Якщо ви хочете передати чек іншій особі, напишіть “Pay to the order of [Ім’я отримувача]” і підпишіть його. Однак багато банків уже не приймають цей спосіб через побоювання шахрайства — завжди уточнюйте у банку отримувача.

Підписка для мобільного внеску
Деякі фінансові установи вимагають додаткову позначку для мобільних внесків, наприклад, “For Mobile Deposit to [Назва банку].” Перевірте додаток вашого банку для конкретних вимог.

Способи внесення вашого чека

Сучасний банкінг пропонує кілька зручних способів внесення, окрім традиційного відвідування відділення.

Традиційне внесення особисто
Завітайте до вашого місцевого відділення з підписаним чеком та посвідченням особи (водійські посвідчення, паспорт тощо). Піднесіть чек касиру, який запитає ваші побажання або заповнить депозитний бланк, вказуючи, чи бажаєте отримати готівку або зробити повний внесок.

Автоматичний банкомат для внесення
Більшість банкоматів банків і кредитних спілок приймають чеки для внесення. Спершу підпишіть чек, потім вставте дебетову картку, введіть PIN і слідуйте інструкціям на екрані. Деякі банкомати вимагають помістити чек у спеціальний конверт.

Мобільний банкінг
Це найзручніший варіант для багатьох клієнтів. Зазвичай мобільний додаток вашого банку проводить вас через такі кроки:

1. Виберіть рахунок для зарахування
2. Введіть суму чека
3. Зробіть фотографію передньої сторони чека
4. Зробіть фотографію зворотної сторони чека
5. Надішліть депозит

Зберігайте фізичний чек до появи коштів на рахунку і повного зарахування. Утилізуйте його після зарахування, щоб уникнути плутанини.

Замовлення нової партії чеків

Після використання всіх чеків потрібно замовити нові. Багато банків пропонують безкоштовні комплекті чеків при відкритті поточного рахунку, але якщо потрібно більше, існує кілька варіантів.

Замовлення через ваш банк
Більшість фінансових установ дозволяють замовити чеки безпосередньо через їхній сайт або мобільний додаток. Зазвичай це робиться у розділі обслуговування клієнтів або управління рахунком. Також можна відвідати відділення або зателефонувати до служби підтримки.

Треті сторони — постачальники чеків
Різні незалежні компанії спеціалізуються на друку чеків і часто пропонують конкурентні ціни та індивідуальні дизайни. Щоб замовити у сторонньої компанії, потрібно надати:

• Назву вашого банку
• Номер рахунку
• Маршрутний номер
• Бажаний початковий номер чеків

Що потрібно для замовлення
Майте під рукою існуючий чек — він містить всю необхідну інформацію: ваш номер рахунку, маршрутний номер, банківські дані та контактні дані. Запам’ятайте номер останнього чекового листа, щоб нові починалися з наступного порядкового номера.

Вартість та варіанти
Ціни значно варіюються залежно від постачальника та дизайну. Базові особисті чеки зазвичай дешевші за індивідуальні або преміум-варіанти. Порівнюйте пропозиції, щоб знайти найкраще співвідношення ціна-якість.

Відповіді на поширені питання щодо чеків

Чи можна поставити чек на майбутню дату?
Так, написання чека з датою у майбутньому є законним у більшості юрисдикцій. Люди так роблять, щоб оплатити раніше визначену дату або через тимчасову нестачу коштів. Однак уточнюйте правила у вашій області.

Виписування чека для IRS
Оплати податків федерального рівня вимагають додаткової інформації: ваше ім’я, адресу, номер телефону, номер соціального страхування або EIN, податковий рік і номер відповідної податкової форми або повідомлення. Чек має бути виписаний на “U.S. Treasury” — не на IRS. Консультуйтеся з податковою формою або фахівцем.

Внесення чеків через банкомат
Так, багато банків і кредитних спілок підтримують цю опцію. Перевірте у вашого банку, чи дозволено це, знайдіть відповідний банкомат і дотримуйтесь інструкцій після вставлення картки та введення PIN.

Підсумок

Вміння правильно керувати чеками вимагає освоєння кількох базових навичок. Від правильного заповнення та нумерації чеків до коректного підписання та замовлення нових — ці навички допомагають максимально ефективно користуватися банківськими послугами та організовувати свої фінанси. Хоча цифрові платежі домінують, здатність працювати з чеками залишається цінним навиком у сучасному фінансовому світі.