Ваш повний посібник: скільки часу потрібно зберігати рахунки та банківські виписки?

Обробка фінансових документів не обов’язково має бути складною. Ключ у тому, щоб точно знати, скільки часу потрібно зберігати рахунки та банківські виписки, а потім організувати їх розумно. Розглянемо, що саме потрібно зберігати, а що можна безпечно видалити.

Правильний спосіб зберігання фінансових документів

Перш ніж переходити до термінів зберігання, поговоримо про спосіб зберігання. Як ви зберігаєте свої записи, так само важливо, як і їхній термін зберігання.

Цифрове зберігання: сучасний підхід

Сканування документів і збереження їх на зовнішньому жорсткому диску дає вам гнучкість. Ви можете отримати доступ до файлів з будь-якого місця, захистити їх паролями та зменшити фізичний безлад. Багато людей вважають цей метод зручним і безпечним.

Фізичне зберігання: надійна страховка

Деякі віддають перевагу паперовим копіям у вогнетривких сейфах або сейфових ящиках. Це усуває залежність від технологій. Для дійсно важливих документів — свідоцтв про народження, страхових полісів, заповітів — ідеально підходить сейфовий ящик у банку.

Хмарні рішення

Хмарне зберігання забезпечує доступність, але вимагає довіри до безпеки провайдера. Авторитетні сервіси використовують шифрування та міжмережеві екрани, хоча ризик збоїв серверів залишається.

Скільки часу потрібно зберігати банківські виписки та пов’язані документи?

Термін зберігання залежить від типу документа та його цілі.

Стандартні банківські та кредитні виписки

Зберігайте виписки з усіх рахунків щонайменше один рік. Якщо ви перейшли на електронний документообіг, більшість банків дозволяє завантажити копії з їхнього сайту. Законодавство вимагає зберігати записи протягом п’яти років, тому за потреби можете запитати старіші виписки.

Для податкових цілей: правило 7 років

Це дуже важливо. IRS може провести аудит протягом трьох до семи років після подання декларації. Зберігайте вашу податкову декларацію та всі підтверджуючі документи — включно з банківськими виписками — щонайменше сім років. До підтверджуючих документів належать:

• форми W-2 і 1099
• брокерські виписки
• квитанції про оплату навчання
• записи про благодійні пожертви
• документи про медичні витрати
• рахунки за домашній офіс (якщо ви претендуєте на податкові знижки)

Скасовані чеки

Зберігайте скасовані чеки щонайменше один рік для звірки. Після цього їх можна викинути, якщо вони не стосуються податкових знижок. Ваш банк може надати копії до п’яти років у разі потреби.

Рахунки та документи про комунальні послуги

Більшість рахунків можна викинути після одного місяця після оплати. Виняток становлять рахунки, що підтверджують податкові знижки — наприклад, за домашній офіс або медичні витрати — їх слід зберігати щонайменше три роки.

Захист вашої інформації при утилізації

Ніколи не викидайте фінансові документи у сміття. Злочинці, що крадуть особисту інформацію, активно шукають викинуті виписки. Замість цього завжди подрібнюйте рахунки, банківські виписки, старі кредитки та подібні документи перед утилізацією.

Створення власної системи

Ідеальний підхід — поєднання кількох способів зберігання. Наприклад: скануйте важливі документи і зберігайте їх на зашифрованому зовнішньому диску, зберігайте оригінали у вогнетривкому сейфі протягом семи років, а поточні рахунки тримайте у доступній папці.

Ваша система має відповідати на два питання: Чи можете ви знайти документи, коли вони потрібні? Чи захищені вони від несанкціонованого доступу?

Знання того, скільки часу потрібно зберігати рахунки та банківські виписки, і правильне їхнє зберігання допомагає тримати ваші фінанси організованими та безпечними. Перевіряйте свою систему щороку та коригуйте її відповідно до нових рекомендацій IRS або життєвих змін.