Коли компанії повинні надсилати форми W-2? Терміни для роботодавців та наслідки, що пояснюються

Податковий сезон приносить значні обов’язки як для працівників, так і для роботодавців. Якщо ви нещодавно змінили роботу, важливо розуміти, коли ваш колишній роботодавець зобов’язаний надіслати вам документи W-2. Аналогічно, якщо ви є власником бізнесу, знання вимог щодо дотримання правил допомагає уникнути серйозних фінансових штрафів.

Розуміння W-2: ваш основний податковий документ

W-2 слугує офіційною заявою про заробітну плату та податки, яку роботодавці повинні надавати для документування компенсації працівників протягом календарного року. Ця форма містить кілька важливих відомостей:

Інформація про доходи та утримання W-2 фіксує загальні заробітки, зарплати, чайові та інші форми компенсації, отримані протягом податкового року. Також вона деталізує суму федерального податку на доходи, утриманого вашим роботодавцем із зарплати відповідно до ваших виборів щодо утримань.

Деталі щодо соціального страхування та Medicare Документ показує внески до соціального страхування та Medicare, забезпечуючи правильний облік для майбутніх виплат. Крім того, якщо ви працювали у штаті або місцевості з податками на доходи, W-2 відображає конкретні суми, утримані для цих зобов’язань.

Додаткові пільги та вирахування Цей розділ може включати внески до пенсійних планів, передподаткові страхові внески на медичне страхування та інші пільги, що надаються роботодавцем. Ця всебічна фінансова інформація є необхідною для правильного подання федеральних та штатних податкових декларацій.

Коли компанії повинні надсилати форми W-2?

Роботодавці діють відповідно до суворого федерального терміну. IRS вимагає, щоб усі роботодавці розсилали форми W-2 працівникам до 31 січня наступного календарного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, цей термін автоматично переноситься на наступний робочий день.

Для податкового року 2023 року роботодавці повинні були поставити штамп або електронно передати всі W-2 працівникам до 31 січня 2024 року. Цей графік дає працівникам достатньо часу зібрати документи та подати податкові декларації до дедлайну 15 квітня.

Цей структурований графік є основою американської податкової системи — він забезпечує впорядковане подання та запобігає хаосу під час пікових періодів податкового сезону. Однак багато роботодавців все ще мають труднощі з своєчасною розсилкою, що створює проблеми для працівників і юридичні наслідки для бізнесу.

Що робити, якщо ваш W-2 затримано: кроки дії

Якщо ви виявили, що 31 січня минуло, а ви ще не отримали свій W-2, не панікуйте одразу. Вимога щодо поштового штампа означає, що поштові форми можуть прийти з невеликою затримкою. Однак, якщо вже минуло початок лютого і ви все ще не маєте цей важливий документ, вжийте заходів.

Зверніться до колишнього роботодавця Зв’яжіться безпосередньо з відділом кадрів або бухгалтерії. Попросіть їх повторно надіслати форму та підтвердити вашу актуальну адресу або електронну пошту, особливо якщо ви переїхали після звільнення. Запитайте приблизний час доставки.

Перевірте можливість електронного доступу Багато організацій тепер пропонують W-2 через захищені онлайн-портали. Якщо така можливість є, увійдіть за допомогою своїх облікових даних і одразу завантажте форму.

Зверніться до IRS Якщо ваш попередній роботодавець відмовляється або ігнорує ваші прохання щодо надсилання W-2, зв’яжіться з Internal Revenue Service за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою:

• ваше повне ім’я, адресу, номер соціального страхування та контактну інформацію
• повну назву, адресу та телефон вашого колишнього роботодавця
• дати працевлаштування та орієнтовний дохід на основі останнього платіжного відомості

IRS втрутиться від вашого імені, щоб змусити роботодавця виконати свої зобов’язання.

Варіанти подання, коли час обмежений Якщо наближається 15 квітня і ви все ще не маєте необхідних W-2, у вас є альтернативи. Ви можете подати заявку на шести місячне продовження, використовуючи форму 4868, але пам’ятайте, що це лише відтерміновує подання — не сплату. Або використовуйте форму 4852 (Замість форми W-2) для приблизної оцінки доходів і утримань. Зверніть увагу, що значні розбіжності між оцінками та фактичними даними W-2 можуть вимагати подання виправленої декларації пізніше.

Фінансові наслідки: що очікує роботодавців за недотримання правил

Роботодавці, які ігнорують свої зобов’язання щодо подання W-2, стикаються з зростаючими штрафами без верхньої межі загальної відповідальності. Для форм, що мають бути подані у 2024 році, структура штрафів IRS така:

• Менше ніж 30 днів затримки: $60 за форму
• Від 31 днів до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або неподача: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Обчислення штрафу швидко зростає, оскільки кожен працівник отримує індивідуальну W-2, а IRS отримує ще й копію. Уявімо бізнес із 10 працівниками, який затримується з відправкою W-2 до вересня. За $310 за форму, що розсилається кожному працівнику та копії для IRS ($620 за працівника), компанія може стикнутися з штрафами на суму $6,200. Вартість ще зростає через нарахування відсотків.

Ця структура штрафів сильно стимулює своєчасне дотримання правил, але деякі роботодавці все ще недооцінюють фінансовий вплив. Важливість дедлайну 31 січня зростає з розміром компанії, тому цей термін є незмінною бізнес-обов’язковістю.

Забезпечення точності та захист ваших прав

Інформація у вашій W-2 безпосередньо визначає точність вашої податкової декларації. Якщо виникнуть розбіжності між задекларованим доходом і даними у W-2, податкові органи зв’яжуться з вами. Співпраця з податковим фахівцем допоможе орієнтуватися у складних ситуаціях і забезпечити правильність усіх даних.

Розуміння, коли компанії повинні надсилати W-2, знання ваших прав у разі затримок і усвідомлення штрафів за недотримання правил створює більш прозору податкову систему для всіх учасників.